Nelle attività di supporto al miglioramento organizzativo capita spesso di confrontarsi con il tema dei processi intesi sia come metodologie operative per la gestione delle diverse attività sia come software a supporto delle stesse attività.

In passato spesso i processi aziendali venivano gestiti in modo artigianale. Oggi le aziende più performanti  puntano sempre più a codificare tali processi per evitare la personalizzazione nelle esecuzione e diventa sempre più necessario e strategico il supporto nella loro operatività, da parte di strumenti software (come per esempio  i cosiddetti CRM (Customer Relationship Management, o sistemi di work-flow-managment o project-management).

Esistono alcune buone prassi operative che le soluzioni software contemplano già nelle loro versioni standard e sono stati implementati dalle Aziende Software sull’esperienza di altre organizzazioni.

Ecco 5 utili e pratici step da seguire prima di scegliere

1.  Seleziona bene il fornitore di software.

Prima di tutto considera l’esperienza della sw house e la tipologia di aziende  clienti non solo come settore ma come business model 

2. Valuta lo standing della piattaforma

Per capire se i processi già inclusi nel software nella versione standard che avete o state acquistando siano da ritenersi validi per voi, la risposta dipende dallo standing della piattaforma. Non è detto infatti che la procedura personalizzata a centinaia di aziende del proprio settore, nel caso di un settore in crisi competitiva possa essere considerata una best practice. 

3. Personalizzare è un reale vantaggio

Prima di personalizzare lo strumento valuta eventuali ambiti di miglioramento del processo e solo  dopo aver effettivamente valutato la necessità di una personalizzazione procedi

4. Analizza flussi informativi

Nell’adattare l’eventuale strumento è utile farsi affiancare da chi ha esperienza anche nell’analisi dei flussi informativi per capire se l’adattamento dello strumento ti fa perdere informazioni su una visione più globale.

5. Non sottovalutare il fattore umano

Talvolta le richieste di personalizzazione degli strumenti sono delle distorsioni nell’assunzione di ruolo e/o forme di deresponsabilizzazione e/o al contrario modalità per evitare un controllo operativo da parte dell’operatore che richiede la personalizzazione.